カイギを斬る

会議で意見が出ない、周知できない、物事が決まらない、決まったことが実行されない、そんな問題でお悩みのあなたに、ある業務の進め方マニュアルを紹介します。
それは1944年、米国の諜報機関が敵国の仕事を遅らせる目的で配布した「サボタージュマニュアル」の抜粋です。これらに心当たりがあれば、あなたの会社にスパイがいるかも?(冗談です)

◆重要な決定を行う際には会議を開け
◆可能な限りの事象を委員会に持ち込み「さらなる調査と熟考」を求めよ
◆意思統一のために長時間議論せよ。さらに出来る限り不備を指摘せよ
◆準備を十分行い、完全に準備ができるまで実行に移すな
◆決済手続きを多重化せよ。すべての決裁者が承認するまで仕事を進めるな

これを反面教師に考えればアジェンダの大切さが理解できます。アジェンダには議題リストのイメージがありますが、「行動計画」が本来の意味。現状を変えていく意識が必要です。

効果的な会議の進め方のポイント
◇会議の目的を明確にする:意思決定、審議、調整、情報共有、教育啓蒙など
◇議事とゴールを示す:○○を決める、△△を審議する、◇◇を周知するなど
◇目的にふさわしい参加者・日程の選定と事前準備
◇アジェンダに沿って議事録(ホワイトボード可)を作成しながら進行
◇決定事項と実施の確認方法の共有

最後に、ムダな会議をしない工夫も、手始めにノー会議デー・ノー会議アワーを実践してみてはいかがでしょう。

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